Как организовать мероприятие, чтобы праздник не был испорчен приездом всевозможных инстанций

Нужна помощь в согласовании места проведения праздника. Я планирую в начале осени провести праздничный выезд на природу. Место – возле леса на реке Невской. Деревня находится в десяти километрах от планируемого места. Планирую привезти около пятидесяти приглашенных. В плане мероприятия костер, громкая музыка и ночевка в палатке. Мне очень не хочется, чтобы наш праздник был испорчен приездом всевозможных инстанций. И чтобы жалоб с деревни не поступало. Как мне лучше поступить? С кем нужно согласовать это мероприятие? Куда стоит подойти, чтобы мы не мешали и нам не мешали?